효율적인 팀 내 업무 배분 전략(결원이 생겼을 경우, 팀원 불만 최소화)

회사에서 결원이 생겨 현 팀원들이 결원인원의 업무를 대신할 수 없게 되는 경우가 생길 수 있습니다.

기존 팀원들은 본인이 하는 업무에서 추가적인 업무를 수행하게 되므로 업무 부담이 크고 불만이 생길 수 밖에 없는 상황입니다.

이런 경우 현명하게 업무 배분 측면에서 생각해볼수 있는 방안을 전달드리고자 합니다.

1. 현재 상황 분석 – 왜 업무 배분이 중요한가?

 

결원이 발생할 경우 업무 과부하가 발생할 수 밖에 없으며, 불만이 생길 가능성이 높아집니다.
이러한 문제를 해결하기 위해서는 공정한 업무 배분과 효율성을 극대화하는 전략이 필요합니다. 단순히 업무를 나누는 것이 아니라, 우선순위 조정, 자동화 도구 활요, 협업 구조 개선 등을 통해 업무부담을 최소화 할 수 있습니다.

2. 업무 분석 및 우선순위 정하기

업무 배분을 하기 전에, 현재 수행하고 있는 업무의 종류와 중요도를 파악해야 합니다.

① 업무 리스트 작성 및 분류

팀에서 수행하는 모든 업무를 나열한 후, 다음과 같이 그룹화합니다.

• 정기 업무: 월 결산 보고, 급여 지급, 세금 신고 등
• 프로젝트 업무: 시스템 개선, 내부 감사 준비 등
• 비상 업무: 긴급 클라이언트 요청, 내부 부서 지원 등

② 중요도 및 난이도 평가

모든 업무가 동일한 가치를 가지는 것은 아닙니다. 업무의 중요도와 난이도를 평가하여 업무 배분의 우선순위를 정해야 합니다.

- 업무	- 중요도	- 난이도	- 조치
월 결산 보고	높음	높음	숙련된 팀원 배정
급여 지급	높음	중간	자동화 고려
시스템 개선	중간	높음	프로젝트 일정 조정
내부 지원	낮음	낮음	일부 업무 생략 가능

 

3. 공정한 업무 배분 전략 - RACI 매트릭스 활용

공정한 업무 배분을 위해 RACI 매트릭스를 활용하면 도움이 됩니다.

• R (Responsible) – 직접 업무를 수행하는 담당자
• A (Accountable) – 최종 책임자
• C (Consulted) – 협조 및 피드백 제공자
• I (Informed) – 업무 진행 사항을 공유받는 사람

📌 이렇게 역할을 명확히 하면, 업무 중복을 줄이고 불필요한 혼선을 방지할 수 있습니다.

- 업무	- 담당 (R)	- 승인 (A)	- 협조 (C)	- 공유 (I)
월 결산 보고	A 팀원	팀장	B, C 팀원	전 팀원
세금 신고	B 팀원	팀장	C 팀원	재무팀
시스템 개선	C 팀원	팀장	A 팀원	IT 부서

 

4. 업무 로데이션 및 균형 유지

특정 팀원에게 업무가 집중되지 않도록 로테이션 시스템을 적용하는 것이 좋습니다.

✅ 업무 로테이션 예시

• A 팀원: 월 결산 보고 + 단순 데이터 입력
• B 팀원: 세무 신고 + 시스템 관리
• C 팀원: 내부 감사 대응 + 일반 회계 지원

이렇게 하면, 특정 팀원이 항상 고난이도 업무를 떠맡지 않도록 조정할 수 있습니다.

 

5. 업무 효율화를 위한 자동화 및 협업 도구 활용

업무를 줄이기 위해 자동화 및 디지털 툴을 적극 활용하는 것도 중요합니다.(단, 회사 보안때문에 하기 툴 이용이 제한될 수 있음.)

- 도구	- 활용 방법
Excel 매크로 / RPA	반복적인 데이터 입력 자동화
Notion / Trello	실시간 업무 진행 체크
Slack / Teams	불필요한 이메일 대신 빠른 커뮤니케이션
Google Sheets	팀원 간 실시간 협업 가능

📌 자동화를 통해 반복 업무를 줄이면, 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.

6. 팀원들의 불만 최소화 – 소통과 보상 체계

업무 배분이 공정하더라도, 팀원들이 과도한 업무 부담을 느끼면 불만이 쌓일 수 있습니다. 이를 해결하려면 소통과 보상 체계가 필요합니다.

✅ 주간 점검 및 피드백
■ 팀원들의 업무 부담이 과도한지 확인업무 조정이 필요한 경우 즉각 반영

✅ 성과 인정 및 보상 제공
■  이번 달 결산 업무를 맡아줘서 고생 많았어!" (격려와 인정)
■  초과 업무 발생 시, 향후 일정 조정 또는 보상 제공

📌 팀원들이 "내가 희생하고 있다"는 생각이 들지 않도록, 지속적으로 피드백을 반영해야 합니다.'

7. 필요 시 추가 지원 요청

인원 충원 없이 계속 현재 인원으로 수행하는 상황이 지속된다면, 상급자와 협의하여 추가적인 지원을 요청하는 것도 고려해야 합니다.

• 단기 계약직 또는 아르바이트 인력 투입 가능 여부 확인
• 특정 행정 업무를 다른 부서와 공유할 수 있는지 협의
• 상급자에게 업무 과중 실태 보고 후 필요 시 인력 충원 요청

✅ 예시 보고 내용
"현재 5명이 기존 7명의 업무를 수행하고 있으며, 업무 과부하로 인해 생산성이 저하되고 있습니다. 단기적으로 보조 인력 지원이 가능할지 검토 부탁드립니다."

📌 인력 충원이 어렵더라도, 현실적인 어려움을 투명하게 공유하는 것이 중요합니다.

 

핵심 실행 방안 요약

■ 업무 분석 및 중요도 평가 → 불필요한 업무 줄이기
■ 공정한 배분 기준 설정 → RACI 매트릭스 활용, 업무 로테이션 적용
■ 업무 부담 완화 → 자동화 도구 활용, 불필요한 업무 최소화
■ 팀원 소통 강화 → 주간 점검, 피드백 반영, 인정과 보상 제공
■ 상급자와 협의 → 필요하면 추가 지원 요청

 

이러한 전략을 적용하면, 팀원들의 불만을 최소화하면서도 업무 효율성을 극대화할 수 있습니다. 업무 부담이 가중된 상황에서도 팀워크를 유지하고, 생산성을 높이는 데 도움이 되기를 바랍니다.

📌 여러분의 팀에서는 업무 배분을 어떻게 하고 있나요? 더 좋은 아이디어가 있다면 댓글로 공유해주세요!

[출처:펀펀tv, 소통의 오류]