[도서 요약]일 잘하는 사람은 단순하게 말합니다

 

안녕하십니까?

40대 중반 직장인입니다. 오늘은 제가 블로그에 기존에 올린 글에 잠깐 소개된 책에 있는 글에서 대해서 내용이 너무 좋아요약해서 전달하고자 합니다.

2022.06.01 - [직장] - 직장 동료와 잘 지내기 위한 작은 행동과 스몰토크 방법

직장 동료와 잘 지내기 위한 작은 행동과 스몰토크 방법

해당 내용이 포함된 도서는 박소연님이 저자이신 "일 잘하는 사람은 단순하게 말합니다."입니다. 박소연님은 "승진의 정석"이라는 책에 저자이시기도 합니다. 이 책도 너무 좋은 책입니다. 직장인이라면 꼭 읽어보시기 바랍니다. 

이 책은 직장에서 사용해야 할 커뮤니케이션에서 대해서 이런 저런 상황에서 어떻게 말을 해야 하는지 이유가 근거를 들고 구체적으로 어떻게 말해야 하는지 지혜를 전달합니다. 저자님도 과거에 직장인이셔서 그런지 삶의 경험에서 우러나오는 해결책을 제시하는데 저도 직장생활 15년이상 했지만 저자님 내공이 장난이 아닙니다.

상사와의 커뮤니케이션, 외부와의 소통, 부하직원과의 대화, 설득의 기술, 동료와 말하는 법, 리더의 언어에 관한 주제에 대해서 해당 상황과 이슈에 대해서는 어떻게 되는지 솔루션을 제시합니다. 실제 있을만한 상황을 제시하고 독자가 생각해보도록 해보고 정답을 제시합니다. 그 정답이란게 아~ 고개를 끄덕이게 됩니다. 

저 같은 경우에도 평소에 직장생활을 하면서 어떻게 간단 명료하게 보고를 잘할까? 타 부서에 명확하게 협조 요청은 어떻게 하는지? 밑에 직원한테 지시를 잘 전달하는 방법은 무엇인지? 동료간 realationship과 friendship을 쌓기 위한 효율적인 대화법은 무엇이 있을까? 등등 이런저런 고민들이 많았는데 이 책이 어느정도 쉬운 방법을 제시하고 있습니다. 

직장에 다녀시는 모든 분들께 추천합니다. 신입직원, 1년~3년차 직원, 중간관리자, 팀장 및 경영진 등 사회생활을 하는 모든 분들에게 직장생활하면서 고민했던 것들에 대해서 직장 선배입장으로 친철하게 조언을 해주고 있습니다.

제 개인적으로 꼭 기억하고 싶은 부분도 있고, 좋은 내용을 공유하는 차원에서 책에 대한 요약 내용을 전달드리오니 많은 도움이 되시길 바랍니다. 상세한 부분은 반드시 책을 사서 읽어보시기 바랍니다. 

1) 보고

특히 상위자의 보고는 아래와 같이 하면 단순하게 명확하게 전달하게 됩니다.

① 내가 말하는 이야기를 상대방이 경청하게 하는 방법은 '나의 Why'가 아니라 '상대방의 Why'를 이야기해라.

잘못된 말 : 팀장님 일이 힘들어요 사람 좀 뽑아 주세요!
잘된 말 : 예정된 데드라인을 맞추기가 어려워요! 클라이언트가 불만을 제기할텐데 대책이 필요합니다.

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② 안심 첫 문장으로 상대방을 안심시키기(30초 두괄식으로 이야기 하기(안심 첫문장 + 주요 내용))
자랑 : 좋은소식 있어서 보고드립니다.
현황 중계 : 소소한 현황 보고입니다.
도움 요청 : C 프로젝트가 잘 진행되고 있는데요(그 다음 주용 내용 설명)

③ 성과를 자랑할때는 숫자와 특별한 스토리를 더해 제대로 자랑하기
잘못된 말 : 판매량이 높습니다.
잘된 말 : 이번달 판매량이 전월/전년 대비 각각 10%, 30% 상승했습니다. 경쟁사 대비해서도 이익률 기준으로 50% 좋은 수치입니다. 이것은 당사 창사이래 가장 높은 수치로

https://pikwizard.com/photo/grandmother-and-granddaughter-reading-story-book/881e67b27eaa06e173009ef74ccb8187

  

④ 문제 상황을 이야기 할때는 해결책도 함께 성의있게 보고해주세요!
(해결책 이야기할 때는 책임을 벗어나기 위해 "물론 이건 제 의견입니다. 최종 결정은 ㅇㅇ님이 하시는대로 따르겠습니다"를 매직 문장을 덧붙인다.)

https://pikwizard.com/photo/solution-text-with-businesswoman-drawing-on-blackboard/2b44d54dc348898863119769202d5e8c

⑤ 모호한 보고는 금물, 구체적인 계획을 말할 것.
(부사 및 형용사 대신 숫자로, 비중/위치 표현, 다른 대상과의 비교를 숫자로...)

⑥ 복잡할수록 덩어리로 묶어서 말하고 우선과제를 골라서 보여주세요!(단순하게 말하기의 강력한 힘입니다.)

https://stock.adobe.com/images/id/417820280?as_campaign=Pikwizard&as_content=api&tduid=b8bbe307fb4b82f589b236dd1c2fc1fe&as_channel=affiliate&as_campclass=redirect&as_source=arvato

⑦ 어깨펴고 자신감있게 보고하세요!
(옳다고 생각하면 적어도 몇번은 이야기하세요!, 이기는 경험치를 늘리세요!)

https://pikwizard.com/photo/confident-businessman-smiling/0d02bdf32f947c934143184473bea530

2) 지시 및 요청

① 고맥락 문화의 언어는 피하기
(요즘 세대는 낮은 고맥락 해독력 세대)

② 가능한 구체적이고 자세하게 지시할 것
(같은말도 사람마다 다르게 해석, 세상의 똑같은 단어는 없음.)

③ 원하는게 있으면 정확한 매뉴얼로 지시
(디즈니랜드 사례, 매뉴얼 활용 시 설명하는 시간 낭비 감소 효과가 있음.)

④ 업무 요청은 3W1H로 구체적(detail)으로 요청할 것
(단, 상대방의 짜증은 받아줄 필요는 없음.)

⑤ 비대면 커뮤니케이션은 더 단순하고 정확하게
(완결형 말하기, 상대방이 궁금한 점 없게 구체적으로, 가짜 대답으로 시간 낭비하지 않기, 지시와 의견/느낌과 요청 섞지 않기, 글의 가독성)

https://pikwizard.com/photo/businesswoman-pointing-at-blank-bill-board/5580a2fe6f2edb3289a81178ff0bd708

 

3) 마케팅 커뮤니케이션

① 단순한 하나의 메세지를 진짜로 만들어라(ex) 아마존)

② 고객의 꿈을 이루어주거나 악당을 물리쳐주는 이야기를 해라

https://pikwizard.com/photo/happy-family-posing-together/e79b8c688f10a95f61db0f6db9f62774

③ 뭔가 설명을 할 때 은유를 사용하면 상대방의 뇌에 확실히 박힌다.
(제2의 김연아, 한국의 실리콘벨리, 인생은 예측불허 등)

④ 소비자가 원하는 것은 익숙함에 약간의 낯선 항목으로 변형을 시킨것이다

 

4) 설득

파토스, 로고스 및 에토스 세가지 요소로 설득하자

https://www.canva.com/photos/MAES1ZvQpII-black-woman-with-personal-trainer-in-gym/

① 상대방 입장에서 도움이 되는 정보를 제공
(나와 관련된 정보인가? 나에게 도움이 되나? 제안이 신뢰할 한가?)

② 상대방에게 같은편을 강조한 다음 요구사항을 말하세요

③ 상대방의 이유에 초점을 맞추워서 내 제안이 너와 나 모두에게 최선이다라는 논리로 설득하는 것이 최선

④ PREP 기법으로 설득
(Point, Reason, Example, Poing)
(주의:상대방 마음을 헤아려서 PREP을 사용해야 함.)   

⑤ 객관적인 근거 제시(공식적인 숫자, 다수 의견, 전문가 의견)

⑥ 누군가의 스토리, 권위의 근거, 공감의 근거 활용하여 주장해보자
(송파 세모녀 죽음, ~발표에 따르면, ~글로벌 회사의 경우)

⑦ 근거가 없으면 근거를 만들어라
(원하는 모양을 만들기 위해 필요한 재료를 만드는 것)

⑧ 모르면 모른다고 하고 해결책을 덧붙이세요
(이렇게 하면 상대방에게 신뢰를 줄 수 있음)

⑨ 설득의 진정성을 더하는 최고의 방법은 현장의 이야기와 자신의 얘기를 말하라

 

5) 동료와 잘 지내기

① 평범한 일에도 감사 표현, 담백하게 나의 스토리를 넣어 칭찬하기, 어깨 툭툭/환한 미소 말고 언어로 말해주세요

② 칭찬을 할 때는 상대방의 중요한 대상에게 칭찬하기. 효과는 2배
(거래처 담당자의 상관에게 칭찬하기, 동료의 담당팀장과 팀원들에게 칭찬하기, 팀장의 팀원들과 같이 칭찬하기)

③ 스몰토크는 스몰하게(하기 블로그 글에서 말씀드렸습니다. 참고하십시오. ^^)

2022.06.01 - [직장] - 직장 동료와 잘 지내기 위한 작은 행동과 스몰토크 방법

직장 동료와 잘 지내기 위한 작은 행동과 스몰토크 방법

 

6) 리더의 커뮤니케이션

① 직원을 어른으로 대해줄 것, 자유와 권한 및 그리고 책임 부여
(소규모 프로젝트라도 주세요!)

② 빈종이 브레인스토밍보다는 틀안에서의 브레인스토밍으로...
리더가 일을 끌고 가야합니다.
(목표지점에 공감대를 형성→ 그룹화 → 문제를 다른 시각으로 프레임 제시 → 개념화 이후 우선순위 선정 → 세부 계획 지시)

③ 직원과 상담할 때는 경청을 하고, 오해를 푸는 자리로 하지 말고, 건의사항은 피드백을 반드시 줄것
(메라비언의 법칙)

④ 아끼는 직원에게 가장 많이 칭찬, 유능한 직원에게 가장 많은 보상을 줄 것
(안 그러면 그들은 일을 안하거나 떠나갑니다.)

⑤ 지적을 할때는 마음(태도)가 아니라 행동(일)을 지적합니다. 보이는 잘못된 행동만 담백하게 이야기 할 것
(행동지적 → 행동의 문제설명 → 태도에 대한 해결책 모색)

https://pixabay.com/photos/boy-laughter-finger-hand-point-out-1006573/

7) Negotiation communication

① 고객의 무리한 요구를 무조건 승낙하지 말 것. 
상황을 설명 → 상대방의 요구를 충족하는 제3안을 제시
매직문장 :
가능한 도와드리고 싶습니다.
그런데, 저희 상황은 이러이러합니다.
서로 어떻게 조율하면 좋을까요?

② 요청할때는 정중하게 하면 원하는것을 쉽게 얻을 수 있습니다
정중한 태도로 충분히 설명 → 호의 약속 → 도움 받고 감사 인사

 

8) 문제 발생 시 대응방법

① 실수 했다고 너무 비굴해지지 않습니다.(큰 실수 이미지 제공, 보고자에게 일을 떠 넘김)
빨리 인정을 하고 해결방안을 제시하세요!
돌발 상황은 일어나는게 정상입니다. 

② 사과는 100%로 하는 겁니다.
(빨리 인정 → 상대방의 손해와 마음 상한 것에 사과 → 상대방의 손해를 줄일 방법을 생각)

https://www.freepik.com/free-vector/feeling-sorry-concept-illustration_10386547.htm#query=apology&position=7&from_view=search

 

③ 보이지 않는 마음을 가지고 실랑이하지 말고 행동에 초점을 맞추어 이야기 하세요
(ex. 당신에 무슨 행동에 서운했어요! → 이렇게 해주시면 좋겠습니다.)

④ 상대방의 협조가 어려울 때는 지원(직속상사, 공통의 상사, 규정과 원칙)을 요청하세요
혼자 끙끙거리지 마세요. 직장에서의 직급은 자기 몫만큼의 고민을 하라는 것입니다.

 

여기까지입니다. 쓰다 보니까 내용이 좀 많네요! 책은 엄청 쉽게 읽혀서 빨리 읽혔던 것 같은데요!
거의 책의 핵심 내용을 적어놨습니다. 저도 일하다가 어려운 일이 있을때마다 이 글을 읽으려고 합니다.

직장생활에 처음인 신입직원들에게 많은 도움이 될 책이라고 개인적으로 생각합니다.

모든 직장인들에게 이 글이 작은 도움이 되었으면 합니다.
이왕 직장생활하는거 즐겁게 생활하셨으면 좋겠네요!

attaboy!!