안녕하세요!
회사에서의 커뮤니케이션 중요합니다. 같은 팀 동료! 외부 사람! 여직원! 상사 보고! 부하직원 지시! 등 사무실에서는 또는 현장에서는 많은 상황에서 대화를 해야 하는 환경에 놓여 있습니다.
오늘은 사회생활을 하면서 직장 환경 속에서 커뮤니케이션을 잘할 수 있는 것들에 대해서 조회하다가 나름 중요하다고 생각되는 사항들과 기억하고 싶은 항목들에 대해서 전달하고자 합니다.
명확한 의도와 목적 존재해야...
비지니스 상황에서는 대화를 할 때 명확한 의도와 목적이 있어야 합니다. 목적과 의도가 없이 회사에서 대화할 경우 무능력하거나 실없는 사람으로 비칠 수 있습니다.
평소 상대방에게 "그래서 하고 싶은 말이 뭐야?", "그래서 결론이 뭐야?" 말을 종종 들어보는 분들이 있으실겁니다. 이런 경우가 대부분 대화를 하실 때 분명한 목적 없이 대화했기 때문에 문제가 발생한 것입니다.
이런 의도와 목적을 가지고 대화하기 위해 도움되는 방법이 아래 세 가지 카테고리를 유념해서 대화를 시작하면 좋다고 합니다.
ㄱ. 정보 전달
Ex. "이런 사항이 있어서 이렇게 될 예정이라고 합니다."
ㄴ. 의견 청취
Ex. "이런 일이 있었어요? 당신은 어떻게 생각하세요?"
ㄷ. 행동 요구
Ex. "다음에 이렇게 해주셔야 합니다."
https://www.youtube.com/watch?v=gKWsd9ZpBiA
숫자를 항상 떠올려서 이야기 하라
상대에게 좀 더 자신을 스마트하게 똑똑하게 보이기 쉽다면 숫자를 포함해서 이야기하면 됩니다.
예시로
매출액이 많이 증가했습니다. -> 매출액인 전년동기 대비 3% 성장한 100억 원입니다.
이렇게 숫자를 포함해서 이야기하면 여러 번 일을 할 수도 있는 상황에서 한 번만 효율적으로 일을 할 수 있게 만들어주기도 합니다. 왜냐하면 두리뭉실하게 대답할 경우 상대방이 또 질문을 한다거나 오해가 있을 수 있어 불필요한 일을 하게 될 수 있습니다.
상대와 구체적이고 명료하게 의사진행을 하고 싶다면 구체적인 숫자를 포함해서 이야기해 주세요.
군더더기 없는 말을 사용해라
대부분의 직장인들은 본인 일을 처리하기도 바쁜 시간을 사무실에서 보내고 있습니다. 본인의 의사표현을 빠른 시간 안에 정확히 상대방에 전달하는 스킬이 중요합니다. 이 중에서 대면 대화에서 상대방에게 말을 할 때 군더더기 없는 말을 사용하는 것이 중요합니다.
군더더기 없는 대화 방식이 무엇일까요?
ㄱ. 결론부터 이야기합니다.
핵심사항부터 빨리 이야기하는 것입니다.
ㄴ. 서두는 최대한 짧게
상대방은 집중력이 약합니다. 서두에서의 미사여구는 최대한 자제하고 본론부터 이야기합니다.
ㄷ. 장황하게 변명하는 습관은 버리자
뭔가 실수를 할 경우 억울한 측면 때문에 상대방이 중요하게 생각하지 않는 자신만의 변명을 계속 이야기하는 사람이 많습니다. 상대방이 궁금해하는 커뮤니케이션이 우선입니다.
ㄹ. 습관적인 쿠션어 남발 자제
'죄송합니다만', '괜찮으시다면', '실례합니다만' 등 쿠션어들은 상대방에게 무언가를 부탁하거나 부정적인 말을 해야 할 때 조금 더 부드럽게 전달할기 위해 사용하는 말입니다.
하지만, 이런 말을 습관적으로 많이 할 경우 자신을 가치를 떨어뜨리게 되는 대화 방식임을 유념하시기 바랍니다.
ㅁ. 전달할 사항을 요약해서 말하기 연습
이 부분은 저의 상사가 알려준 보고 커뮤니케이션의 스킬을 향상하는 방법인데요. 상사에게 보고를 하기 전에 미리 연습을 하는 것입니다? 상황에 맞게 10분짜리 내용을 5분, 1분으로 요약해서 보고하는 연습을 해보는 것입니다.
이런 연습을 통해 보다 구체적인 내용의 핵심적인 사항을 빠르게 전달할 수 있는 역량을 습득할 수 있다고 합니다.
보고하기 전에 잠깐 연습하는 습관을 만들어 보시기 바랍니다.
PREP
P(Point), R(Reason), E(Example), P(Point) 방법으로 상대방에게 이야기하면 상대방에게 자신이 스마트하게 보이게 됩니다.
상대방의 생각흐름으로 이야기하는 방법입니다. 내가 위 순서로 이야기하게 될 때 그 순서에 맞게 상대방이 바로바로 제일 궁금해하는 말들을 하는 것입니다.
이렇게 이야기하면 복잡한 상황을 깔끔하고 쉽게 정리하는 효과가 있습니다. 또한 상대방에게 논리적으로 전달할 수 있는 힘이 있습니다. 즉, 설득을 이끌어 낼 수 있는 화법이라고 말할 수 있습니다.
<예시>
P : 유튜브 광고를 활성화해야 한다.
R : 주 타깃 고객이 MZ세대인데 이들이 유튜브 활용도가 높다.
E : 한 연구결과에 따르면 밀레니얼 세대의 경우 유튜브 하루 사용시간이 ㅇㅇ이다.
P : 밀레니얼세대의 유입을 늘릴 수 있는 유튜브 광고를 활성화는 게 좋을 것 같다.
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