[직장]업무부여를 위한 효율적인 커뮤니케이션
이 글은 직장 상사, 팀장, 파트리더들이 부하직원에게 업무를 지시하거나 부여할 경우 어떤 식으로 소통하면 되는지 올바른 방법을 제시합니다. 해당 글은 회사 내 교육받은 내용을 참고해서 작성한 글입니다.
이 글을 통해 아래의 내용을 알 수 있습니다.
↘ 구체적인 업무부여를 하지 않을 경우 발생하는 문제점
↘ 업무부여 올바른 소통 방법(CCC)
직장에서 팀장인 경우 팀원들에게 업무를 부여하거나 지시하는 경우가 많이 있을 겁니다. 이럴 때 업무지시를 대충하거나 구체적으로 지시하지 않을 경우 많은 문제가 발생하게 되는데요.
구체적인 상황과 업무부여를 하지 않을 경우 어떻게 될까요?
1. 기대와 맞지 않는 결과물 : 지시한 사람이 원하는 사항이 있었을텐데, 전혀 엉뚱한 내용을 보고하게 되는 결과를 초래할 수 있습니다. 지시한 사람이나 지시받은 사람이나 스트레스를 받고 남 탓을 하게 되는 상황이 발생하게 됩니다.
2. 일의 방향성 상실 : 업무 수행자가 정확한 일의 순서나 맥락을 이해못해서 어떤 식으로 진행해야 할지 혼란스러운 상황입니다.
3. 효율성과 결과물 하락 : 일의 범위가 명확하지 않기 때문에 하지 않아도 될 업무 파악을 위해 불필요한 수행할 수 있습니다. 광범위하게 검토하기 위해 핵심 검토해야 할 부분을 소홀하게 파악할 수 있습니다. 결과적으로 검토 내용은 질은 떨어지게 됩니다.
4. 시간과 노력 낭비 : 지시한 사항과 다른 방향으로 업무를 검토했다면, 당연히 처음부터 다시 검토하거나 수정하는 시간 때문에 보고자와 피보고자 모두 피곤한 상황이 됩니다.
그럼 업무부여를 할 때 어떻게 이야기를 해야 할까요?
3가지만 기억해주시면 됩니다.
"CCC"
Context - 배이맥(배경/이유/맥락) 공유, Concrete - 구체적 업무 공유, Check - 이해도 확인 및 지원사항 질문
1. Context : 업무의 배이맥(배경/이유/맥락) 함께 공감하기
첫 번째로 업무의 배경/이유/맥락을 이야기해주셔야 합니다. 바로 해야 할 업무를 지시하면 왜 해야 하는지 정확히 상대방이 이해 못 할 수 있습니다.
1) 업무 목적 공유하기 : 이 업무의 목적은 무엇인지? 이 업무는 왜 중요한지? 이 업무는 어떤 가치가 있는지? 이 업무를 통해 어떤 결과를 얻을 수 있는지? 설명을 해줍니다.
2) 팀원이 수행해야 이유 설명하기 : 팀원이 이 일을 왜 수행해야 하는지? 본인 역할의 연관성을 설명해주면 좋습니다.
3) 동기 부여하기 : 적극적인 업무 추진을 위하여 해당 팀원이 동기부여할 수 있도록 격려로 마무리해주십시오.
(ex. "이번 기회를 통해 xxx님은 이런 부분에서 성장할 수 있을 거예요.)
2. Concrete : 구체적인 업무 공유
이제 구체적으로 업무 지시를 하면 됩니다. "기대결과물", "추진일정", "리더의 지원 필요사항", "유관부서 일정" 등
1) 결과물 명확히 설명 : 결과물의 형태, 결과물에 들어가야 할 항목, 최종 보고받는 사람, 중요하게 포함되어야 할 사항
2) 추진 계획 전달 : 업무 진행 순서, 우선 검토해야 할 부분, 중간점검 일정 협의
3) 팀원 간 협업 계획 협의 : 팀원 지원 필요사항, 필요한 자료나 정보를 획득하기 위한 타부서 컨택포인트 등 협의
3. Check : 이해도 확인 및 지원 사항 질문
마지막으로 지시한 사람이 일이 지시받은 사람의 일로 납득했는지 확인하는 대화가 필요합니다. 업무 부여했던 사항에 대해서 팀원이 충분이 공감대를 형성했는지? 리더가 업무 수행 시 함께할 것이라는 믿음을 주고 있는지? 도움이 필요한 사항이나 장애 요소들이 있는지 마지막으로 점검할 필요가 있습니다.
1) 팀원 어려움 파악 : 진행하는데 걱정되는 부분 질문, 어떤 점이 어려울지, 협업 과정에서 우려되는 부분 논의
2) 실질적인 도움이 필요한 부분 질문 : 필요 자료, 가이드, 코칭 및 리소스
3) 심리적 부담 줄여주기 : 리더와 같이 진행한다는 사항 전달, 중간에 어려운 사항이 있을 경우 도움 요청할 것, 진행상황 공유
다시 요약해드리면
| 절차 | 항목/대화요소 |
| Context (배경/이유/맥락) 공유 |
업무발생배경, 전후 맥락 본인 역활과의 연관성 성장에 도움되는 점 |
| Concrete 구체적 업무 공유 |
업무의 공헌영역, 기대성과 산출물의 모습(구체적 스펙, 완료 이미지, 데드라인) 접근순서, 추진전략(업무진행의 개괄, 핵심반영사항) |
| Check 이해도 확인 및 지원사항 질문 |
도움/지원이 필요한 사항 질문사항, 확인 필요사항 등 |
업무 하나 지시하는데 너무 많은 내용으로 대화해야 한다고 생각하실 수 있지만, 구체적인 명확한 업무 지시로 인해 팀원이 효율적으로 업무 수행을 할 수 있게 합니다. 이로 인해 전체적인 업무 소요시간을 오히려 줄어들고 수행 결과물의 질은 더 높을 것으로 예상합니다.
저도 업무 지시할 때 위의 3가지 순서를 지켜서 습관화해보려고 합니다.
이 글을 통해 업무 지시하실 때 조금이나마 도움 되셨으면 좋겠습니다.
attaboy!!
